如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其发布最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(First Gov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，  第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0  (1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1) 第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002  (10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／w w w．t S Z Z．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10 ]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5) 第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003 (3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

[14]黄霄羽，文件、档案管理一体化管理的科学含义，《档案学通讯》2002(3)  第51页

[15]王铭，析美国构建电子政府的原因和认识过程，《档案学研究》2005  (2)，第55—57页

上一页  [1] [2]